E-imza nasıl alınır? Başvuru adımları ve gerekli belgeler

E-imza başvurusu kısaca nasıl işler?

E-imza, resmî adıyla nitelikli elektronik sertifika (NES) ile oluşturulan güvenli elektronik imzadır. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nun 5. maddesine göre güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur. Bu nedenle e-imza başvurusu, sıradan bir üyelik formu gibi değil, kimliğinizin güvenilir biçimde tespit edildiği bir süreç olarak işler.

Sertifikayı yalnızca Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu'na (BTK) bildirim yapmış elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları (ESHS) üretebilir. BTK'nın yayımladığı listede E-Tuğra, E-Güven, TÜRKTRUST, E-İMZATR, Ayyıldız İmza ve ARKİMZA gibi kuruluşlar yer alır. TÜBİTAK Kamu SM yalnızca kamu çalışanlarına, Emniyet Genel Müdürlüğü Sertifikasyon Merkezi ise yalnızca emniyet teşkilatı personeline hizmet verir.

E-İmza Group, E-Tuğra EBG Bilişim Teknolojileri ve Hizmetleri A.Ş.'nin yetkili bayisidir; kendisi bir ESHS değildir. Sertifikayı E-Tuğra üretir, biz başvuru, kimlik doğrulama, kargo ve kurulum sürecini yürütürüz.

Adım adım e-imza başvurusu

1. Paketi seçin. Bireysel ya da kurumsal kullanım için 1 yıllık veya 3 yıllık paketlerden birini belirleyin. Sertifikanın geçerlilik süresi sözleşme ve taahhütnameyle belirlenir.
2. Başvuruyu başlatın. Telefon ya da WhatsApp ile bize ulaşabilir veya doğrudan e-imza ürün sayfasından sipariş verebilirsiniz.
3. Kimliğinizi doğrulatın. Kimlik tespiti yerinde ya da online yöntemle yapılır. Yönetmelik, sertifika verilecek kişinin kimlik tespiti sırasında bizzat hazır bulunmasını esas alır; kimliği daha önce tespit edilmiş veya mevzuata uygun elektronik doğrulama yapılmış kişiler için bu şart aranmayabilir.
4. Belgeleri tamamlayın. Bireysel başvuruda kimlik belgesi yeterlidir. Kurumsal başvuruda imza sirküleri, vergi levhası ve yetki belgesi gibi evraklar talep edilebilir.
5. Sertifika üretilir ve teslim edilir. Başvuru ve evraklar onaylandıktan sonra sertifika ESHS tarafından üretilir, USB token veya akıllı karta yüklenir ve kargoyla gönderilir. Teslimat 81 ilin tamamına ve tüm ilçelere yapılır.
6. Kurulumu yapın. Sürücü ve kart izleme yazılımı kurulur, e-imza şifreniz (PIN) belirlenir ve ilk imzanızı atarsınız. Gerekirse ekibimiz uzaktan veya yerinde destek verir.

Üretim süresi başvuru türüne, evrakların eksiksizliğine ve hizmet sağlayıcının üretim sürecine göre değişir. Kesin bir gün sayısı vaat etmiyoruz; müşteri temsilciniz başvurunuzun durumunu size bildirir.

E-imza için gerekli belgeler

Gerekli evrak başvuru türüne göre değişir. Aşağıdaki tablo, sitemizde yayımladığımız bilgilere göre hazırlanmıştır; müşteri temsilciniz başvurunuza özel kesin listeyi paylaşır.

Kimlik bilgileriniz KVKK kapsamında korunur. Ayrıntı için KVKK aydınlatma metnimizi inceleyebilirsiniz.

Token mi, akıllı kart mı?

Sertifika, özel anahtarınızı güvenle saklayan bir donanıma yüklenir. Paketlerimizde ACS ACR39T-A1 USB temaslı e-imza token kullanılır; bilgisayarınızın USB girişine takarak kullanırsınız. Windows ve macOS ile uyumludur. Yeni kimlik kartı kullanmak isteyenler için ayrıca akıllı kart okuyucu seçeneği bulunur.

• Donanım PIN ile korunur; PIN'i yanlış girme sayısı sınırlıdır, bu nedenle PIN'inizi not alıp güvenli yerde saklayın.
• Aynı token'ı sürücüsü kurulu her uyumlu bilgisayarda kullanabilirsiniz.
• Token'ı kaybederseniz sertifikanın iptali gerekir; ayrıntılar için e-imza kaybolursa ne yapılır rehberine bakın.

Ne kadar sürer, ne kadar tutar?

Başvurunun tamamlanma süresi, belgelerinizin eksiksiz olmasına ve üretim sürecine bağlıdır. Fiyat tarafında sitemizde yayımlanan güncel liste fiyatları aşağıdadır; kurulum ve kargo pakete dahildir. Ayrıntılı karşılaştırma için e-imza fiyatları ve süreleri rehberimize bakabilirsiniz.

Başvuruda sık yapılan hatalar

• Eski ya da okunaksız kimlik görüntüsü göndermek: Başvuru reddedilebilir veya gecikir.
• Şirket yetkisini gösteren evrakı atlamak: Kurumsal başvuruda imza sirküleri ve yetki belgesi eksikse sertifika üretilemez.
• Yanlış kişiye başvuru yapmak: Sertifika sahibi, imzayı kullanacak gerçek kişidir; başkası adına başvuru yapılamaz.
• Teslimatta adresin eksik olması: Kargonun geri dönmesine neden olur.
• Kurulumu geciktirmek: Token'ı aldıktan sonra sürücüyü kurup ilk imzayı hemen deneyin; sorun varsa erken fark edilir.

Kimler e-imza başvurusu yapabilir?

Kimlik tespiti yapılabilen her gerçek kişi e-imza edinebilir. Uygulamada başvuranlar üç gruba ayrılır: kendi adına resmî işlem yürüten bireyler, bir şirketin imza yetkilisi olan yöneticiler ve vergi beyanı, e-defter veya UYAP gibi mesleki işlemler için e-imzaya ihtiyaç duyan mali müşavirler ile avukatlar.

• Bireyler: e-Devlet üzerindeki bazı başvurular, sınav ve sözleşme işlemleri.
• Şirket yöneticileri: Kamu ihaleleri, e-fatura ve e-defter uygulamalarına başvuru, sözleşme ve teklif imzalama.
• Mali müşavirler: Müşterileri adına beyanname ve e-defter süreçleri.
• Avukatlar: UYAP üzerinden dosya işlemleri.

Tüzel kişiler (şirketler) adına imza atmak ayrı bir konudur: e-imza her zaman gerçek kişiye verilir. Şirket adına mühür niteliğinde bir kullanım gerekiyorsa mali mühür gündeme gelir; farkı e-imza, mali mühür ve KEP farkı rehberinde anlattık.

Online başvuru mu, yerinde başvuru mu?

İki yöntemin amacı aynıdır: kimliğinizin doğru kişiye ait olduğunu güvenilir biçimde tespit etmek. Yerinde yöntemde ekibimiz adresinize gelerek kimlik doğrulama ve kurulum adımlarını sizinle birlikte tamamlar. Online yöntemde ise kimlik doğrulama uzaktan yürütülür, sertifika üretildikten sonra token kargoyla gönderilir ve kurulum uzaktan destekle yapılır.

Teslim aldıktan sonra yapılacaklar

Token elinize ulaştığında aşağıdaki kontrol listesini izlemeniz süreci kısaltır:

1. Paketin kapalı ve hasarsız geldiğini kontrol edin, hasar varsa kargo görevlisi yanında tutanak tutturun.
2. Sürücü ve kart izleme yazılımını kurun; adımlar için e-imza sürücü kurulumu rehberine bakın.
3. PIN kodunuzu belirleyin ve güvenli bir yerde saklayın.
4. Deneme amaçlı bir PDF veya e-Devlet işlemiyle ilk imzanızı atın.
5. Sertifikanızın bitiş tarihini takvime yazın; yenileme için en az bir ay önce harekete geçin.

PIN'i token'ın üzerine ya da aynı çantaya yazmayın. PIN'i ele geçiren kişi, token'ı da ele geçirirse adınıza imza atabilir.

Hukuki çerçeve: neden bu kadar kimlik kontrolü yapılıyor?

5070 sayılı Kanun, güvenli elektronik imzanın elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurduğunu düzenler. Bu güçlü sonucun karşılığı, sertifikayı kimin kullandığından emin olunmasıdır. Bu yüzden kimlik tespiti sıkı yürütülür, sertifika yalnızca BTK'ya bildirim yapmış ESHS'ler tarafından üretilir ve sertifika sahibinin talebiyle sertifika her zaman iptal edilebilir.

Kanunun bir istisnası da vardır: kanunların resmî şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu hukuki işlemler ile teminat sözleşmeleri, güvenli elektronik imzayla yapılamaz. Yani e-imza her belge için geçerli değildir; tapu devri gibi resmî şekil gerektiren işlemler bu kapsamın dışındadır.

E-İmza Group ile başvuru

E-İmza Group ile başvurduğunuzda tek müşteri temsilcisi başvuru, kimlik doğrulama, kargo ve kurulum sürecini sizinle birlikte yürütür. Paketlerde ücretsiz kargo, ücretsiz kurulum ve ücretsiz teknik servis bulunur; destek süresi 1 yıllık pakette 12 ay, 3 yıllık pakette 36 aydır. Süre dolmadan önce yenileme için sizi bilgilendiririz; mevcut donanımınızla devam etmek isterseniz e-imza yenileme adımlarını izleyebilirsiniz.

Başvurmak için e-imza ürün sayfasına gidebilir ya da bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Örnek bir başvurunun akışı (kurgusal)

Bir mali müşavirin başvurusunu örnek alalım. Pazartesi sabahı telefonla ulaşır, 3 yıllık paketi seçer. Müşteri temsilcisi kimlik doğrulama yöntemini (yerinde ya da online) sorar ve gereken belgeleri iletir. Doğrulama tamamlanınca sertifika üretilir, token'a yüklenir ve kargoya verilir. Token elinize geçtiğinde sürücüyü kurar, PIN belirler ve ilk e-Devlet girişini e-imzayla yapar.

Bu akışta zaman kazandıran tek şey, evrakların baştan eksiksiz hazırlanmasıdır. Eksik belge, süreçteki en sık gecikme nedenidir.

Başvuruda karşılaşacağınız terimler

Terimlerin ayrıntısı için nitelikli elektronik sertifika nedir rehberine bakabilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular