E-imza kaybolursa, çalınırsa veya PIN ele geçerse ne yapılır?

İlk 10 dakikada yapılacaklar

E-imza token'ı veya PIN'inin başkasının eline geçmiş olabileceğini düşünüyorsanız, acele etmeniz gerekir; çünkü sertifika sahibinin adına geçerli imza atılabilir.

1. Sertifikayı iptal ettirin. E-İmza Group müşterisiyseniz müşteri temsilcinizi arayın veya iletişim kanallarımızdan yazın. Doğrudan sertifika sağlayıcınıza da başvurabilirsiniz.
2. Kimliğinizi doğrulatın. İptal talebini yapan kişinin sertifika sahibi olduğundan emin olunur; sağlayıcı kimlik doğrulaması isteyebilir.
3. Kullandığınız sistemleri bilgilendirin. e-Devlet, UYAP, e-defter veya portal hesaplarınızda yetkili kişiye haber verin, gerekiyorsa parola ve yetkileri değiştirin.
4. Yeni sertifika için başvurun. İptal sonrası kullanılabilir bir e-imza için yeni başvuru yapılır.

Telefon ve WhatsApp ile ulaşabileceğiniz müşteri temsilcimiz mesai saatlerinde yanınızdadır. Mesai dışı bir durumda sağlayıcınızın 7/24 iptal kanalı olup olmadığını öğrenmek için başvuru evraklarınıza veya sağlayıcının resmî sayfasına bakın.

İptal ne demektir?

Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik'e göre, iptal talebinin alınmasından sonra nitelikli elektronik sertifika derhal iptal edilir. İptal edilen sertifika, geçerlilik süresi sonuna kadar iptal durum kayıtlarında yer alır. Kanun, sertifika sahibinin talebini iptal sebeplerinden biri olarak sayar.

• İptal geriye dönük işlemez: iptalden önce atılmış geçerli imzalar iptal nedeniyle kendiliğinden geçersiz olmaz.
• İptal edilmiş sertifika ile iptalden sonra atılan imza geçerli kabul edilmez.
• Bulduğunuz token'ı sonradan kullanamazsınız; iptal edilen sertifika yeniden aktif edilmez.

Bu nedenle token'ı bulsanız bile iptal ettirdiyseniz yeni bir sertifika almanız gerekir.

Durumunuza göre ne yapmalısınız?

PIN'i unuttuysanız

E-imza token'ları PIN ile korunur. Yanlış PIN girme hakkı sınırlıdır; art arda hatalı deneme token'ı kilitleyebilir. Kilitlenme hâlinde token'ın kullanılamaz hale gelmesi mümkündür. Bu nedenle PIN'inizi hatırlamıyorsanız tahmin etmeyi bırakın ve doğrudan destek alın. PIN'i güvenli bir yerde, token'dan ayrı saklayın.

Kurulum ve kullanımla ilgili genel sorunlar için e-imza sürücü kurulumu ve sık hatalar rehberine bakın.

Yeni e-imza için başvuru

İptal sonrası yeni bir sertifikaya ihtiyacınız olacak. Yeni başvuru, ilk başvuruyla aynı adımları izler: paket seçimi, kimlik doğrulama, belgeler, üretim ve teslimat. Ayrıntılar için e-imza nasıl alınır rehberine bakın. Mevcut sertifikanızın süresi hâlâ geçerli olsa da iptal edildiyse yenileme değil, yeni başvuru yapılır; fiyat bilgisi için e-imza fiyatları sayfamıza bakın.

Yeni donanım gerekiyorsa akıllı kart okuyucu ürünlerimizden seçebilirsiniz.

Önleyici tedbirler

• Token ve PIN'i asla aynı yerde saklamayın.
• Ortak bilgisayarlarda işiniz bitince token'ı çıkarın.
• PIN'i kimseyle paylaşmayın; destek çalışanları dahil hiç kimse PIN'inizi istemez.
• Token'ı bir kılıf veya anahtarlıkla taşıyarak kaybolma ihtimalini azaltın.
• Şirketten ayrılan personelin e-imzasını iptal ettirin.
• Sertifika bitiş tarihini takvime yazın: e-imza yenileme.

Sorumluluk kimde?

Sertifika sahibi olarak asıl koruyucu sizsiniz: token sizin elinizde, PIN sizin bilginizdedir ve sertifikayı yalnızca siz kullanmalısınız. Sağlayıcılar da sertifika sahibinden bu verileri korumasını ve yetkisiz erişimden şüphelendiğinde iptal başvurusu yapmasını bekler; kesin yükümlülükler sertifika sağlayıcınızın taahhütnamesinde yer alır. Bu nedenle kayıp ya da çalıntı durumunda gecikmeden iptal talebinde bulunmak, hem hukuki hem pratik açıdan önemlidir.

Hukuki sonuçlar olay özelinde değişir. Bir uyuşmazlık söz konusuysa bir hukukçudan destek alın.

E-İmza Group desteği

E-İmza Group müşterileri, sözleşme süresi boyunca size özel müşteri temsilcisinden destek alır. Kayıp, çalıntı ve iptal süreçlerinde sizi yönlendirir, yeni başvurunuzu hızlandırırız. Teknik destek sayfamızdan ya da iletişim kanallarımızdan bize ulaşın.

Örnek senaryolar ve doğru tepki

Aşağıdaki durumlar kurgusaldır; benzer bir olayda ne yapılması gerektiğini göstermek içindir.

Senaryo 1: Çantanın çalınması

Yöneticinin çantası içinde laptopu ve token'ı bulunuyor. PIN, laptopun not defterinde yazılı. Bu durumda iki risk birleşmiştir: token ve PIN aynı kişinin eline geçebilir. Doğru tepki, sertifikanın hemen iptal ettirilmesi, ardından kritik portallarda parola ve yetkilerin gözden geçirilmesidir.

Senaryo 2: Token'ın evde kaybolması

Token evde kaybolmuş, PIN ise yalnızca sahibinin zihninde. Risk daha düşüktür; yine de kaybın nerede olduğu belli değilse iptal tercih edilmelidir. Token günler sonra bulunsa bile iptal edilen sertifika yeniden aktif olmaz. İki gün içinde bulma ihtimali yüksekse bile iş aksamaması için yeni başvuruyu paralel başlatmak mantıklıdır.

Senaryo 3: Çalışanın işten ayrılması

Şirket, ayrılan çalışanın token'ını geri aldı. Sertifika şirketin yetkisine bağlı bir görevle ilişkiliyse, kişinin ayrılması sertifikanın iptali için yeterli bir nedendir. Böylece eski unvanla yapılabilecek yetkisiz imza ihtimali ortadan kalkar.

Kayıp sonrası kontrol listesi

1. Sertifikanın iptal talebi yapıldı ve onay alındı.
2. İptal talebi tarih ve saatiyle kayıt altına alındı (e-posta, çağrı kaydı).
3. Token'ın bulunduğu bilgisayar ve hesaplarda parolalar değiştirildi.
4. e-Devlet, UYAP, e-defter gibi hesaplarda yetkili kişiler bilgilendirildi.
5. Yeni sertifika başvurusu başlatıldı ve belgeler hazırlandı.
6. Süreli işlemler (beyanname, ihale teklifi) için alternatif imza yetkilisi belirlendi.
7. Olay, şirket içi güvenlik kayıtlarına işlendi.

Bu listeyi şirket içinde bir prosedür haline getirmeniz, gelecekte benzer bir olayda dakikalar kazandırır.

İptalden sonra işlerinizi nasıl sürdürürsünüz?

Sertifika iptal edildiğinde yeni sertifika gelene kadar e-imza gerektiren işlemler duracaktır. Bu aralığı yönetmek için:

• Süreli işlemleriniz varsa (beyanname, ihale teklifi) yetkili başka bir kişiyi görevlendirin.
• Yeni başvuruyu mümkün olan en kısa sürede başlatın ve evrakları önceden toplayın.
• Müşteri temsilcinizden mevcut sürece göre tahmini üretim ve teslimat sürecini sorun.
• Yeni sertifika geldiğinde tüm portallarda yeniden tanıtmanız gerekebilir.

Başvuru süreci için e-imza nasıl alınır rehberine bakın.

Kayıp ve çalıntı olaylarında kayıt tutmanın önemi

Kayıp veya çalıntı bir olayda iptal talebinizin zamanını ve yöntemini kayıt altına almak önemlidir. İptal talebini e-posta veya yazılı mesajla iletin, çağrı kaydı ve talep numarasını saklayın. Çalıntı söz konusuysa emniyete başvuru tutanağını da dosyaya ekleyin.

Bu kayıtlar, sertifikanız iptal edilmeden önce olası bir yetkisiz imza şüphesi doğarsa sorumluluğun belirlenmesinde işinize yarayabilir. Hukuki sonuçlar olaya göre değiştiğinden gerekirse bir hukukçudan destek alın.

Sıkça sorulan sorular