E-imza, mali mühür ve KEP arasındaki fark nedir?

Üç aracın kısa özeti

• E-imza (nitelikli elektronik sertifika): Gerçek kişinin kimliğini doğrular ve belgeyi imzalar. 5070 sayılı Kanun'a göre güvenli elektronik imza, elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur.
• Mali mühür: Tüzel kişi (şirket, kurum) adına e-fatura, e-defter gibi e-Belge uygulamalarında kullanılan elektronik mühürdür.
• KEP (Kayıtlı Elektronik Posta): Gönderici ve alıcı kimliğini doğrulayan, gönderim ve teslimi kayıt altına alan ve hukuki delil üreten yazışma sistemidir.

Kısaca: e-imza kim imzaladı, mali mühür hangi kurum onayladı, KEP ise ne zaman, kime, ne gönderildi ve ulaştı mı sorularının cevabıdır.

Karşılaştırma tablosu

Tablodaki geçerlilik ve sağlayıcı bilgileri BTK, TÜBİTAK Kamu SM, Elektronik İmza Yönetmeliği ve E-İmza Group ürün sayfalarından alınmıştır. Fiyat karşılaştırması için e-imza fiyatları rehberine bakın.

E-imza ne zaman gerekir?

Kendi adınıza imza atmanız gereken her yerde: sözleşme, teklif, e-Devlet işlemi, UYAP, kamu ihalesi, vergi ve SGK bildirimleri. Gerçek kişi mükellefler, e-fatura başvurusunda mali mühür yerine nitelikli elektronik sertifika da kullanabilir. Ayrıntı için e-imza ile neler yapılır ve e-imza nasıl alınır rehberlerine bakın.

Mali mühür ne zaman gerekir?

Şirket adına e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye veya e-defter uygulamalarına başvurmanız ve belgeleri kurum olarak onaylamanız gerektiğinde. GİB'e göre başvuruda tüzel kişiler için mali mühür, gerçek kişiler için mali mühür ya da nitelikli elektronik sertifika kullanılır. Detay: mali mühür nedir, kimler alır?

KEP ne zaman gerekir?

Bir yazışmanın gönderildiğini, teslim edildiğini ve içeriğini ispat etmeniz gerektiğinde: ihtarname, resmî bildirim, sözleşme feshi, tebligat. Sermaye şirketleri için KEP adresi edinmek zorunludur. Detay: KEP adresi nedir, nasıl alınır?

Hangi senaryoda hangisi?

Birçok işletme üçünü birlikte kullanır: yöneticiler e-imza taşır, şirketin mali mührü e-belge tarafında çalışır, KEP adresi de resmî yazışmayı üstlenir.

Sık karıştırılan noktalar

• E-imza ile mali mühür birbirinin yerine geçer mi? Genelde hayır; e-imza kişiye, mali mühür kuruma aittir. Gerçek kişi mükellefler için GİB bazı başvurularda ikisinden birine izin verir.
• KEP sadece bir e-posta mıdır? Hayır; kimlik doğrulama, kayıt ve delil niteliği vardır.
• E-imza her belgeyi geçerli kılar mı? Hayır; kanunun resmî şekle tabi tuttuğu işlemler ve teminat sözleşmeleri istisnadır.
• E-İmza Group her üçünü de satar mı? Hayır; e-imza ve KEP satılır, mali mühür satılmaz.

Hangisini almalıyım?

Kararı, yapacağınız işlemler belirler. Bireysel kullanıcıysanız genellikle e-imza yeterlidir. Şirket sahibiyseniz e-imza, KEP ve (e-belge kullanıyorsanız) mali mühür ihtiyacınızı birlikte değerlendirin. E-İmza Group ile e-imza ve KEP başvurusunu tek yerden yürütebilirsiniz; ayrıntı için e-imza ve KEP ürün sayfalarına bakın ya da bize danışın.

Üçünü birlikte kullanan bir şirketin günü (kurgusal örnek)

Bir limited şirketin sabahını düşünün. Finans müdürü bir tedarikçiyle yapılan sözleşmeyi e-imzasıyla imzalar. Aynı gün şirketin kestiği e-faturalar, şirket adına mali mühür ile onaylanarak GİB sistemine veya entegratöre iletilir. Öğleden sonra bir müşteri vadesi geçen alacağı için ihtar gerekir; hukuk birimi ihtarı KEP üzerinden gönderir ve gönderim ile teslim kaydını delil olarak saklar.

Bu örnek, üç aracın rakip değil tamamlayıcı olduğunu gösterir. Her biri farklı bir soruya cevap verir: kim imzaladı, hangi kurum onayladı, yazışma kayda geçti mi?

Hangisinden başlanır? Önceliklendirme önerisi

Bu sıralama genel bir öneridir; mükellefiyet durumunuza göre mali müşavirinizin görüşünü alın. E-İmza Group'ta e-imza ve KEP tek yerden alınabilir: e-imza, KEP.

Üçünün maliyet ve süre özeti

E-İmza Group'ta e-imza ve KEP satılır; mali mühür satılmaz. Sitedeki liste fiyatları (KDV dahil) şöyledir:

Mali mühür ücreti Kamu SM tarifesine bağlıdır ve zaman zaman güncellenir; güncel tutar için Kamu SM'nin mali mühür sayfasına bakın. Karşılaştırmayı yaparken geçerlilik sürelerinin de farklı olduğunu unutmayın: mali mühür standart 3 yıl, E-İmza Group'ta e-imza ve KEP 1 veya 3 yıldır.

Hukuki açıdan temel farklar

• E-imza: Kanunda tanımlı güvenli elektronik imza; ıslak imzayla aynı hukuki sonuç (md. 5).
• Mali mühür: Kurum adına e-belge onayı; e-Belge düzenlemelerine ve Kamu SM ilkelerine tabi.
• KEP: Kayıtlı elektronik posta yönetmeliğine tabi; gönderim ve teslim delil kaydı.

Yani üçü de elektronik güvenlik araçlarıdır; ancak farklı mevzuatlara dayanır ve farklı kurumlar tarafından sağlanır. Bu fark, hangi sorunun hangi araçla çözüleceğini belirler.

Karar vermenize yardım eden 5 soru

1. Belgeyi kendi adınıza mı imzalıyorsunuz, şirket adına mı onaylıyorsunuz? (Kişi: e-imza; kurum e-belge: mali mühür.)
2. Yazışmanın gönderim ve teslimini ispat etmeniz gerekiyor mu? (KEP.)
3. Kullanacağınız e-belge uygulaması hangi aracı kabul ediyor? (GİB ve entegratör şartlarını kontrol edin.)
4. Şirketiniz sermaye şirketi mi? (KEP adresi zorunludur.)
5. Kaç kişi imza atacak? (Kişi sayısı kadar e-imza gerekir; toplu başvuru rehberine bakın.)

Soruları yanıtladıktan sonra hangi aracın gerektiği genellikle netleşir. Hâlâ emin değilseniz bize danışın; mevcut ihtiyacınıza göre e-imza ve KEP seçeneklerini birlikte değerlendirelim.

Yasal dayanakların kısa özeti

Mevzuat değişebileceği için güncel metinleri resmî kaynaklardan kontrol edin; bu sayfadaki özet bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık yerine geçmez.

Sıkça sorulan sorular