KEP adresi nedir, nasıl alınır? Başvuru, belgeler ve fiyat

KEP nedir?

KEP, e-postanın hukuki güvencesi olan biçimidir. Sıradan bir e-postada göndericinin kim olduğu, mesajın ne zaman gittiği ve karşı tarafın alıp almadığı tartışmalı olabilir. KEP'te ise gönderici ve alıcının kimliği doğrulanır, mesajın içeriği ve gönderim ile teslim zamanı kayıt altına alınır ve bu kayıtlar delil olarak kullanılabilir.

KEP sistemi, Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete, 25 Ağustos 2011, sayı 28036) çerçevesinde işler. Hizmeti, BTK'nın yetkilendirdiği KEP hizmet sağlayıcıları (KEPHS) sunar. Kaynaklarda PTT ve TÜRKKEP gibi kuruluşlar örnek olarak anılır.

KEP hesaplarıyla yalnızca KEP hesapları arasında yazışılır; normal bir e-posta adresine KEP ile ileti gönderilemez. Bu yüzden karşı tarafın da KEP adresi bulunmalıdır.

KEP adresini kimler almalı?

• Sermaye şirketleri: Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin KEP adresi edinmesi mevzuat gereği zorunlu kabul edilir (Türk Ticaret Kanunu kapsamında). Sitemizdeki bilgilendirmede anonim şirketler için zorunluluk vurgulanır.
• Kamu kurumları: Resmî yazışmalarda e-Yazışma projesi kapsamında KEP kullanılır.
• Avukatlar, mali müşavirler, esnaf ve KOBİ'ler: Yasal bir zorunlulukları olmasa da ihtar, sözleşme ve resmî bildirimlerde delil değeri için KEP tercih edilir.

Zorunluluğun kapsamı şirket türüne ve güncel mevzuata göre değişebilir. Kesin durumunuz için mali müşaviriniz veya hukuk danışmanınıza danışın.

KEP ne işe yarar?

• Resmî bildirimler: Kuruma ve kişilere yasal geçerlilikte bildirim ve tebligat.
• İhtarname ve ihbar: Noter masrafı olmadan kayıt altına alınan ihtar gönderimi.
• Sözleşme ve sipariş yazışmaları: Gönderim ve teslimin ispatı.
• Müşteri bildirimleri: Abonelik, fatura ve bilgilendirme yazışmaları.

KEP, e-imza ile birlikte kullanıldığında daha güçlü bir delil zinciri oluşturur. İkisinin farkı için e-imza, mali mühür ve KEP farkı rehberine bakın.

KEP adresi nasıl alınır?

1. Sağlayıcı ve paketi seçin. KEP'i doğrudan bir KEPHS'den ya da yetkili bayiden alabilirsiniz. Bireysel ve kurumsal KEP adresi ayrı başvurulardır.
2. Başvuru formunu doldurun. Ön başvuru formunda kimlik ve (kurumsal ise) şirket bilgilerinizi girersiniz.
3. Sözleşmeyi imzalayın. Sağlayıcının politikasına göre sözleşme ıslak imza veya e-imza ile tamamlanır.
4. Kimlik doğrulaması yapılır. Bireysel başvuruda başvuru sahibi, kurumsal başvuruda yetkili temsilci doğrulanır.
5. Hesap tanımlanır. KEP adresiniz oluşturulur ve kullanıma açılır. Genellikle e-imza ile onay istenir.

E-İmza Group'ta telefon veya WhatsApp ile başvurabilir, ihtiyacınıza uygun KEP paketini birlikte belirleyebilirsiniz. Hesap tanımlama ve kullanım desteği paketle birlikte gelir. KEP ürün sayfasından sipariş verebilirsiniz.

Gerekli belgeler

Sağlayıcılar arasında farklılıklar olabilir; başvuru yaptığınız kurumun güncel evrak listesi esastır.

KEP fiyatı ne kadar?

Paketlerde ücretsiz kurulum, ücretsiz teknik servis, 20 gönderi kontörü ve 100 SMS (cep telefonu bildirimi) bulunur. Her KEP iletisi bir gönderi kontörü harcar. Fiyatlar sitemizin ürün sayfasından alınmıştır; güncel fiyat sipariş sırasında gösterilir.

KEP'in hukuki değeri ve saklama

KEP yazışmaları, gönderici ve alıcı kimliği, gönderim zamanı ve içeriğiyle birlikte delil niteliği taşır. Sitemizdeki KEP bilgilendirmesine göre hizmet sağlayıcılar gönderiye ilişkin delilleri yasal olarak 20 yıl süreyle saklar. İçeriğin sonradan değiştirilememesi zaman damgası ve güvenli elektronik imza ile sağlanır.

Dolayısıyla KEP ile gönderilen bir ihtar ya da bildirim için 'gönderilmedi' veya 'ulaşmadı' itirazı büyük ölçüde ortadan kalkar.

KEP kullanırken dikkat edilecekler

• KEP kutunuzu düzenli kontrol edin; kritik tebligatlar KEP'e düşebilir.
• KEP adresinizi iş ortaklarınız ve kurumlarla paylaşın; karşı tarafın KEP adresi olmadan yazışamazsınız.
• SMS bildirimini açık tutun; yeni ileti geldiğinde haberdar olursunuz.
• Paket süresi bittiğinde KEP adresinizin devamı için yenileme yapın.
• Kontörünüzün bitmesine izin vermeyin; gönderimler durur.

KEP, e-fatura veya e-defter yerine geçmez; bunlar ayrı yükümlülüklerdir. E-fatura tarafı için e-fatura hizmetimize bakabilirsiniz.

E-İmza Group KEP hizmeti

E-İmza Group KEP hizmetlerini yetkili KEPHS altyapısı üzerinden sunar; kendisi bir KEPHS değildir. Kurulum, hesap tanımlama ve kullanım desteği ekibimizce verilir. Ayrıntılar için KEP hizmet sayfamıza göz atabilirsiniz.

KEP'in işe yaradığı örnekler (kurgusal)

Örnek 1: Ödenmeyen alacak için ihtar

Şirket, vadesi geçmiş bir alacak için borçluya ihtar göndermek istiyor. Noter yoluyla gönderim hem maliyetli hem yavaştır. KEP ile gönderilen ihtarın gönderim ve teslim zamanı kayıt altına alınır; şirket gerektiğinde 'ihtar gönderildi ve ulaştı' diyebilir.

Örnek 2: Sözleşme feshi bildirimi

Bir hizmet sözleşmesinde fesih bildirimi yazılı yapılmak zorundadır. KEP, bildirimin kime, ne zaman ve hangi içerikle gönderildiğini ispatlar.

Örnek 3: Müşteriye resmî bilgilendirme

Abonelik şartlarında değişiklik yapan bir şirket, müşterilerine KEP ile bildirim gönderirse bildirimin yapıldığını kanıtlayabilir.

KEP başvurusu öncesi kontrol listesi

• Bireysel mi, kurumsal mı başvuruyorsunuz? Belgeler farklıdır.
• Kurumsal başvuruda yetkili temsilcinin kimliği ve yetki belgesi hazır mı?
• Paket süresi (1 yıl/3 yıl) ve gönderi kontörü ihtiyacınız netleşti mi? E-İmza Group paketlerinde 20 gönderi kontörü ve 100 SMS bulunur.
• KEP hesap onayı için e-imza gerekebilir; e-imzanız var mı?
• Kutuyu kim takip edecek? Bildirim SMS'i hangi numaraya gidecek?
• KEP adresinizi iş ortaklarınıza ve kurumlara iletecek misiniz?

KEP ile e-imzayı birlikte düşünüyorsanız e-imza fiyatları ve süreleri rehberine ve kurumsal toplu başvuru rehberine göz atın.

KEP adresi türleri ve bireysel/kurumsal fark

Şirketler bireysel KEP adresiyle yetinmemeli; zorunluluk varsa kurumsal KEP adresi almalıdır. KEP adresiniz bir e-posta adresi gibi görünür ve farklı bir uzantı taşır.

KEP ve e-imza birlikte nasıl kullanılır?

KEP, yazışmanın kaydını ve teslimini sağlar; e-imza ise içeriğin kimin tarafından onaylandığını gösterir. İkisini birleştirdiğinizde hem gönderimin hem içeriğin sahibinin kanıtı oluşur. Örneğin bir sözleşme fesih bildirimini PDF olarak hazırlayıp e-imzayla imzalar, sonra KEP ile gönderirseniz: belgenin kim tarafından imzalandığı, ne zaman gönderildiği ve karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığı ayrı ayrı belgelenmiş olur.

Bu nedenle birçok işletme e-imza ve KEP'i birlikte edinir. Fiyat ve paketleri yan yana görmek için e-imza fiyatları ve süreleri rehberine bakabilirsiniz.

KEP kullanımında pratik notlar

• KEP iletileri yasal delil üretir; bu nedenle gönderirken alıcı adresini ve konu satırını dikkatle yazın.
• KEP kutunuzun doluluk durumunu ve kontör bakiyenizi düzenli kontrol edin.
• Şirket KEP adresini ticaret sicilindeki bilgilerle uyumlu tutun; adres değişirse ilgili kurumlara bildirin.
• Kritik yazışmaları KEP'te gönderdikten sonra gönderim ve teslim kayıtlarını (makbuz) ayrıca saklayın.

KEP, e-imza veya mali mührün yerine geçmez; farkı görmek için e-imza, mali mühür ve KEP farkı rehberine bakın.

Sıkça sorulan sorular